萍乡市科学技术奖励办法

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试论档案工作中的保密

张智涛


一、做好档案保管过程中的保密工作

　　一　档案库房管理中的保密工作

　　档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

二　绝密档案的管理和保密

　　绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。
　　１、绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。
　　２、提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”?储存在头脑中　秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
　　３、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

三　做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

　　确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过３０年，机密级事项不超过２０年，秘密级事项不超过１０年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

四　档案管理人员的职责

　　档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。 这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

五　档案涉密情况的变化

　　档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化是升密、降密、解密。其中升密是极少数的，也是暂时的；大多数的，总的趋势是降密，直至解密。其变化原因有三：一是保密范围的变化；二是密级文件作用的变化?原来的密级文件指导作用与现在工作不相适应，已失去了指导作用，为此立档单位废掉了此类文件，密级自然消除了。　；三是保密时限的变化。原馆?室　所存档案涉密文件，只标有密级而没有保密时限，多数都是超期服役，例如，５０年代的绝密文件大都需要按照《保密法》关于划定密级和保密期限届满自行解密的要求去做，这既反映了历史上划密工作的不足，也说明进行档案解密划控工作的迫切，因此应依据档案涉密内容的变化掌握划密标准，严防密级偏高或偏低，密期偏长或偏短。

六　做好档案密级的调整工作

　　１、要贯彻落实《保密法》以及１９９１年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。
　　２、要建立起法制的新秩序。对涉密档案的变化调整，不仅要立足于当前的实际工作，还要着眼于长远。历史的经验教训告诉我们，以往关于档案保密的制度还不健全，适应不了《保密法》的要求，需要完善增加新的内容。为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下三个制度：?１　建立划定密期制度，以便届满自行解密；?２　建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案馆?室　，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；?３　建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。
　　３、要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以１９９１年贯彻国档发２８号文件实施馆?室　藏涉密档案解密划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。

二、做好档案利用过程中的保密工作

　　一　做好档案利用中的监督工作

　　档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
　　１、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
　　２、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
　　３、监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

二　正确处理好档案保密与利用的关系

　　保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

三　进一步做好档案开放中的保密工作
机电部


机电部专业技术人员考核办法
1992年4月4日，机电部

为了贯彻人事部《企事业单位评聘专业技术职务若干问题暂行规定》（人职发（1990）4号，积极稳妥地使我部专业技术职务评聘工作转入经常化，进一步完善和深化专业技术职务聘任制度， 全面地开展专业技术人员考核工作，建立健全专业技术人员考绩档案，特制定本办法。
第—条 对专业技术人员进行考核， 是实行专业技术职务聘任制的基础和前提，是专业技术职务聘任的一个重要组成部分，是选拔人才， 合理使用人才的重要依据，也是为专业技术人员续聘、晋升、 奖惩提供依据的有效手段。对于保证专业技术职务评聘工作的科学性和公正性， 调动广大专业技术人员的积极性，认真履行岗位职责，激励先进、 鞭策后进都有着十分重要的意义。
第二条 专业技术人员考核要严格掌握思想政治标准， 以履行岗位职责或任期目标的工作实绩为主要内容，对照不同专业系列、 岗位的职责，确定各类人员的考核内容和细则。考核内容一定要有明确的数量、 质量和效益的要求，体现科学定量的考核原则。
第三条 考核坚持实事求是、公正合理的原则。 采取定性和定量相结合，专家、领导和群众评议相结合的方法。考核结果与本人见面。
第四条 对专业技术人员的考核，必须坚持制度化、经常化。 凡未经考核的专业技术人员，不能参加专业技术职务的评聘晋升， 对拒不参加考核者，按解聘对待。
考核结果要分为优秀、称职、基本称职和不称职四个档次，作为续聘、缓聘、低聘、解聘和晋升，奖惩的主要依据，充分体现奖优罚劣、 鼓励竞争、优上劣下和按劳分配原则。
第五条 建立健全专业技术人员的考绩档案， 做好考绩档案的管理工作，考核结果要记入考绩档案。专业技术人员调转工作时， 应将考绩档案随同人事档案一并移交。
第六条 考核工作要按照专业技术人员聘任权限进行。 各类各级专业技术人员（包括兼任专业技术职务的单位领导）按聘任职务参加考核。 待聘专业技术职务的人员（包括研究生和见习期满的大、中专毕业生）， 也应参加考核。
第七条 各单位要建立健全各级考核组织。
（一）组建考核工作领导小组，由行政正职担任组长， 领导本单位的考核工作，审定考核结果。
（二）组建单位专业技术人员考核委员会（简称考核委员会）， 由单位主管领导任主任，人事、业务技术主管部门及有关部门负责人参加。 考核委员会一般由7～13人组成，负责审议考核小组的考核结果。
（三）组建部门专业技术人员考核小组（简称考核小组）由本部门主要行政领导任组长，业务负责人和技术骨干参加。考核小组一般由3～7人组成，负责考核本部门专业技术人员。
（四）考核小组成员应由作风正派、办事公道、 政策性强并具有中级以上专业技术职务的人员担任。在考核本人或亲属时实行回避制度。
（五）人事部门负责考核的日常工作。
第八条 考核方式根据各单位特点一般可分为定期考核和项目考核。
（一）定期考核分为年度考核和任期届满考核。年度考核， 一般在下一年第一季度完成。任职期满考核在聘期届满二个月内完成。
（二）项目考核，是指对专业技术人员承担的重大或周期超过1年的科研项目或课题，完成情况的考察和评价。
第九条 考核程序：
（一）个人述职：被考核人员，根据考核标准及内容， 对照任职的岗位职责，实事求是地填写《专业技术人员考核表》，撰写工作总结， 在一定范围内述职。
（二）评议考核：考核小组组织对述职人员进行民主评议， 根据个人总结及民主评议情况，对照考核标准进行考核评价， 根据考核结果排序推荐，并写出考核评语。
（三）人事部门将考核结果汇总，报考核委员会审核。确定优秀、 称职、基本称职和不称职人员的名单（优秀一般不超过15％，基本称职5％～10％，不称职5％以内），提出奖惩和使用意见，报考核工作领导小组审定，单位行政正职批准。
单位行政领导（含副职）的考核结果报部审批。
（四）考核结果与本人见面后存入考绩档案。
第十条 考核工作中，必须执行严明的纪律，做到实事求是、 严肃认真。对于弄虚作假、徇私舞弊、以权谋私、打击报复等行为者，一经查出，按党纪、政纪严肃处理。
第十一条 考核工作是一项非常重要的工作，涉及面广， 政策性强、关系到广大专业技术人员的切身利益， 是对他们进行正确评价合理使用的关键环节，各单位应予以高度重视，严肃对待。 认真组织好本单位的考核工作，按照部《关于制定专业技术人员考核标准的原则意见》， 结合实际情况，制定本单位的考核标准和细则，考核结果报部备案。
本办法由部人事劳动司负责解释。